Gestion de los documentos en tiempos modernos

Con la aparición y expansión de los ordenadores en las empresas y casa, todo el mundo esperaba que el uso del papel cada vez fuera siendo menor hasta llegar un punto en el que desapareciera.

Pues a día de hoy cuando ya casi llegamos al año 2016 la realidad es que si vas a cualquier oficina (o en la gran mayoría) veas las mesas de los despachos con gran cantidad de papeles acumulados.


Pero… ¿y esto no iba a terminar con el uso de los ordenadores?¿qué paso con la factura electrónica?¿por qué se sigue imprimiendo todo?


Aunque por desgracia aún no se ha disminuido en gran medida el uso del papel (seguramente a aumentado, ya que ahora se procesa mucha más cantidad de información) lo cierto es que si existen sistemas que facilitan esta labor.


En la actualidad ya existe gran cantidad de software diseñado para facilitarnos la gestión y organización de los documentos, de manera que podríamos organizar de una manera óptima cualquier tipo de documentos, ya sean cartas, presupuestos, facturas de proveedores o cualquier otra clase de documento con los que trabajamos habitualmente.


Si a este software específico le unimos un escáner ya tenemos el kit completo para poder organizar toda la documentación de manera adecuada. Es aconsejable un escáner especifico de documentos ya que nos permitirá digitalizar de manera mucho más rápida (cogen de forma automática las páginas) que los clásicos escáner para fotografías.


Una vez digitalizados todos los documentos y archivados en estos tipos de software, no solo nos podremos desprender de los papeles sino que podremos consultar cualquier documento de una manera mucho más rápida que si estuvieran en papel, permitiéndonos entre otras cosas realizar búsquedas, de manera que localizar un documento es inmediato no como en los archivadores nos llevaría mucho tiempo.


Si te estas planteando eliminar el papel de tu oficina, yo te animo a hacerlo y para ello abajo os dejo un video donde explica más sobre la gestión documental. Y si necesitáis a expertos en este tema para elegir un software para realizar la tarea podéis recurrir a Ser Solutions que seguro os ayudan.

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